| このページは 2008年 01月 06日 22時31分34秒に更新されました。 |
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自己紹介は職場での第一印象を決定する大切なポイント。いや味にならず自分自身をさりげなくアピールするのがコツ。
ふだんより、ゆっくり大きな声で。うつむいたり、キョロキョロしたりするのは禁物。
仕事にかける夢や意気込みをイキイキと語り、最後に指導や協力をあおぐことばでしめくくる。ことばづかいは丁寧に。
カラ返事はしない：できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。
最後に復唱して確認：指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に。
タイミングよく報告：上司に「あれはどうなった？」と聞かれてからでは遅すぎる。指示事項が完了したらただちに報告を。ただし、いま話してよいかどうか、上司の都合を聞いてから話し出す。
必要とあれば中間報告：仕事が長引く場合は中間報告が絶対必要。約束の期限までにできそうにない時も、即刻上司に報告をして、指示を受けること。
報告は簡潔に：まず最初に結論を。次に原因、経過の順に述べる。前もって報告事項をまとめる習慣をつけよう。
仕事でミスした時は素直に間違いを認め、早めに上司に報告をして指示をあおぐこと。仕事が遅れそうな時も同様。期限直前になって「できません」と報告するのでは、相手は対処のしようがない。
依頼する時：「おそれいりますが」で始めて「〜をお願いできますか」「〜をしていただけませんか」。
ことわる時：「いたしかねます」「わかりかねます」と婉曲に。「できません」「わかりません」ではあまりに不愛想になる。
謝罪する時：「申しわけございません」が最適。「ごめんなさい」「すいません」は仕事上では不適当。
自分の言い方：「わたくし」が基本。「あたし」「わたし」「ぼく」が通用するのは学生時代まで。自社の呼称も「うち」ではなく、「わたくしども」あるいは「当社」と言うようにする。
相手に対する言い方：「○○君」は同僚に対しても失礼。役職のない先輩や同僚に対しては「○○さん」、上司に対しては「○○部長」と役職名で呼ぶ。社外の人や目上の人に「あなた」はタブー。「○○様」と丁寧に。社外の人に対して社内の人の話をする時は呼び捨てに。他社の社名には「○○様」と『様』をつけて丁寧に呼ぶ。
人と人、会社と会社とのつきあいのなかで、ことわることほど難しいものはない。ムッとさせるか、納得させるかはことわり方次第。
まずよく相手の申し出を聞くのが第一。ことわりのことばは誠意をこめて「申しわけありませんが」と頭を下げて言えばやわらか。
「私どもの力不足で」「社の方針ですので」など、ことわる時にも相手の責任ではないというニュアンスが必要。
たとえ自分のミスではなくても言いわけ無用。会社を代表して謝る気持ちがポイント。
「失礼があったそうで」の「〜そうで」は、どこかで責任逃れしようとしている証拠。自己弁護は会社全体の評価を下げることに。
頼みごとをするときは「恐れいりますが」「恐縮ですが」で始めて、あくまでも謙虚に。
教えを請う時：「ご都合のいい時、10分ほどお時間いただけませんか」と、まず相手の都合を第一に。
協力を頼む時：時と場合によっては上司からの援護射撃も必要。書類で、電話で、会ってと事の重要性を考えて手段を選ぶ。押しつけがましい、身勝手ととられないよう、相手の意見も充分聞く態度でのぞみたい。
いらっしゃいませ。いつもお世話になっております。ご無沙汰いたしております。お待たせいたしました。
非常にありがたく（うれしく）存じます。おかげさまで○○できました。ありがとうございます。恐れ入ります。
（気がつきませんで・至りませんで）申し訳ございません。失礼いたしました。ご迷惑をおかけいたしました。
恐れ入りますが（お手数ですが）○○していただけますか。申し訳ありませんが○○をお願いできますか。
（非常に・まことに）残念ですが、○○いたしかねます。（あいにくですが）私の一存では決めかねますので（上司と相談して）・・・
「鈴木でございますね。少々お待ちください。」「失礼ですが、どちらさまでしょうか」と相手を確認した上で「△△会社の山田様でいらっしゃいますね。鈴木とかわりますので少々お待ちください。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」「伝言をお伝えいただけますか。」
原則として、電話をかけた方が先に切る。※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。
「（申し訳ありませんが）私にはわかりかねますので、そちらにおります者にお尋ねください」
●配慮のひと言配慮にひと言添えると、相手を気づかい、安心感や信頼感を与える表現になる．
[ 13] 社会人基本マナー：基本マナー
[引用サイト] http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/kihon.html
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インターネットでのあなたのメールのアドレスは、自動的に付くものではなく、メールソフトの設定が「FROM:」というコマンドに反映されるんです。ですから、メールソフトでの設定を間違えていると、「返信しようと思ってもできない」ことになってしまいます。
もし、今まで一度も返事をもらったことのない人、メーリングリストに参加通知を出したのに参加出来なった人、アドレス設定が間違っている可能性が非常に高いですから、確認してください。
自分のメールアドレスが正しいかどうかは、「自分宛てにメールを出す」→「そのメールが届く」→「そのメールに【返事】を書く」→「その返事が届く」がクリアできればOKです。
英語の「L」の小文字の「l」と数字の「1」、英語の「O」と数字の「0」などは間違えやすいです。「,」と「.」もちゃんとあっていますか？
また、英語の大文字・小文字ですが、区別を行っているサイトもあるので（昔のNIFTYは区別していました）大文字小文字をあわせていた方がよいと思います。
間違ったアドレスにメールを出した場合、「Mail Delivery Subsystem」だとか、「MAILER DEMON」とかいうアドレスから、英語がごちゃごちゃ書かれて、そのあとに自分の出したメールの内容が書かれたものが返ってくると思います。その冒頭の英語の部分を読むと、「そんなホストは存在してません」とか「そんなアドレスの人はいません」とか、「相手のホストがメールを受け取ってくれなかった」とか英語で!!書かれてますので、その場合はまず相手先のアドレスがちゃんと正しいか、チェックしてください。
ハンドル名は、「自分が名乗る名前」「呼ばれる名前」です。通信で知り合った人と仲良くなって、直接会って遊んだり、話したりする場合（これをオフといいます）、自己紹介をする時にはハンドル名で名乗らなければなりません。そして、通信で知り合った相手からは、ずっとハンドル名で呼ばれ続けることとなります。
また、ある特定の趣味のジャンル、たとえば「ジャニーズ」関係のところに参加する場合は、ジャニーズ関連の固有名詞をハンドル名にしてはいけません。というのも、その話題に頻繁に出てくる単語を使うならば、名前を呼ぶ際に混乱が起きるからです。
だたし、同じ場所で使うハンドル名は、ずっと同じにしておきましょう。活発に書き込んでいる場所で変更する場合は、報告をしておいた方がよいかもしれません。
本名であれ、ハンドル名であれ、名前を間違えられて喜ぶ人はいません。相手の名前をきっちり確認しましょう。漢字の変換を間違えてませんか？大文字小文字も合ってますか？
相手の呼び名は、「名字＋さん」が適当でしょうね。「さま」ではちょっと堅苦しいですし。いきなり、呼び捨てとか「ちゃん」付けとかは、なれなれしすぎるかも。（もっとも、「ちゃん」つきのハンドル名の方は別ですが）
メールは「手紙」の一種です。知らない人にメールを出す場合のマナーは、知らない人に手紙を出す場合とそれほどかわりませんが、手紙ほど丁寧に時候のあいさつなどを書く必要はありません。しかし、「はじめまして」「こんにちは」など、一言でかまわないので、あいさつがあった方がよいです。口調は、そんなにバカ丁寧にする必要はないですが、最低限の礼儀（語尾が「です」「ます」調程度) でいいと思います。
また、これ以外にも、「コンピューターウィルス情報」や、「ボラティアのお願い」や「骨髄提供者募集」「病気の子供に励ましの手紙を書こう」などの情報も、「多くの人に転載してください」という添え書きで送られてくることがあります。
その理由のひとつは、この情報そのものは真実とは限らない（特にウィルス関係はデマが多いです）、最初に流した情報から時間がたったために、すでに不必要になっている場合もあるからです。
あなたが他の人にメールを出すことで、デマを広げたり、他の人に不必要なメールを読ませたりと迷惑をかけてしまいます。
また、メーリングリストへのチェーンメールの投稿は絶対にダメです。あなたが親切心でやったことであっても、批判を受けてしまうこともありますので、気をつけましょう。
画像ファイル、音声ファイル、HTML形式のファイルなどのファイル（バイナリファイル）をメールに添えて送ることは簡単にできます。でも、あまり親しくない人に、突然バイナリファイルを送るのはやめましょう。また、知らない人から送られてきたバイナリファイルのうち、実行ファイルやマクロファイルは、絶対に開いてはいけません。
なぜかというと、バイナリファイルを実行させることで、コンピューターウィルスに感染する恐れがあるからです。コンピュータウィルスについてはウィルス対策スクール（http://www.ipa.go.jp/security/y2k/virus/cdrom/index.html）を参考に。
バイナリファイルを送る場合は、変換方式がいくつかあるので、「どの方式なら読めますか？」というのをあらかじめきいた方がいいですね。読めないファイルが送られてきても無駄になりますから。
メールソフトによっては、初期設定が「HTML形式」のメールになってる場合があります。でも、その形式をサポートしてないメールソフトがありますので、基本的にはHTML形式は使わない方がよいです。
メールというのは、親書ですから、書いた人に無断で公の場（商用ネットワークの会議室、インターネットの掲示板やホームページ）などに書き込みをしてはいけません。
自分としては、相手ひとりが読むものだと思って書いたメールが、いきなりたくさんの人の目に見えるところにさらされたら……嫌ですよね、普通は。
ホームページに転載する意図で色んな意見をメールを集めるなら、その旨をちゃんとホームページに書いておきましょう。
もうひとつ注意しておくべきなのは、複数の方に同じメールを送るときに、あて先指定の（TO:もしくはCC:）でいくつものアドレスを指定してしまうと、そのメールを受け取った人に「誰にメールを送ったか」が全部分かってしまいます。全員が仲のよい友達なら問題ないですが、よく知らない相手に自分のメールアドレスを晒すことを嫌がる人は多いです。ですから、（BCC:）で送り方を覚えるまでは、ひとりずつに一通ずつ送るようにしましょう。
その時には、どこが引用部分かをわかるように、「>>」「＞」などの記号（引用符）を文章の先頭にいれます。
しかし、不必要な部分まで引用する必要はありません。その返事に不必要な部分は、その部分を削除しておいた方がいいです。（たまに全文そのまま引用している人がいますが、あれは読みづらいですよ）
具体的には、引用部分と、本文の行頭を数文字ずらす、もしくは引用部分と本文の間を一行あけると、かなり読みやすいです。
何文字で改行すれば読みやすいか？というのは難しい問題です。それは、使っている人のソフトによって変わるからです。
改行も入れずにずっと長い文章を書くと、そのまま横にずらっと…表示してしまうソフトもありますし、返信などで引用されることを考えると、３６文字程度で改行した方がよいのではないかと思います。
半分のサイズのカタカナを「半角カナ」といいます。インターネットでは、半角カナが表示できないので、半角カナを使うと文字が変になって（文字化けといいます）、文章が読めなくなることもありますので、使わないようにしましょう。
句読点（、。）や、カギカッコ（「」）の半角サイズのものも、半角カナの仲間ですので、インターネットでは使えません。
記号などはパソコンの機種やＯＳの種類の違いによって読めない場合があります。そういうのを機種依存文字といいます。
またあまり使われない漢字の中には、機種依存文字であるものもあります。例えば、草なぎ剛くんの「なぎ」という字は機種依存文字です。
文字変換ソフトがうまく作動しないせいか、ひらがなばかりの文章で送ってこられる方がたまにいます。そういう文章は非常に読みにくいですし、漢字変換がきちんとできるという事は文書入力の基礎ですので、ＯＳのマニュアル本（市販のマニュアル本が沢山でていますので、一冊買っておくことをおすすめします）などで漢字変換の仕方を調べておいた方がよいです。
句読点の全くない文章は、非常に読みづらいです。きちんと打つようにしましょう。ただし、打ちすぎでも読みづらくなりますから、ほとほどに。句読点は、「,」「.」よりは、「、」「。」の方がディスプレイ上で読みやすい（句点、読点の区別がつきやすい）ので、オススメします。
ホームページを作っていると、感想のメールをいただくと、非常に嬉しいものです。感想メールは大抵の方は大歓迎だと思いますので、どんどん送ってください。
この際、特に返事がいらない場合は、「返信不要です」とか「特に返事はいりませんので、気にしないでください。」とか一言書き添えてくださると、メールを貰う方も気が楽になります。
直接ホームページの内容と関係のある質問も、メールでの返事でなくてもかまわないならば、「返事はホームページ上でもかまいません」と書き添えた方がよいでしょう。
（同様の質問がきた場合に、ひとりひとりに返事を書くよりは、ホームページでまとめて答える方が楽なのです。）
メールを出す前には、ホームページに注意が書いてないか、確認しましょう。一番最初のページ（INDEXなど）に、「質問は掲示板へ」とか書いてませんか？また、「Ｑ＆Ａ」や「ＦＡＱ」「よくある質問と回答」「お願い」などのコーナーがあれば、必ず目を通しておきましょう。
ホームページに書いてあることをメールで質問されると、「…あ、この人、まともにページをみてくれないんだ」ってもらった方はがっかりしちゃいますので。
（ただし、大切なメールでどうしても返事がほしい場合、「○○日までに返事をください」と最終期限をつけておいた方がよいでしょう。）
大切なメールが、かなり時間がたっても音沙汰がない場合、メール配送の際に事故がおこり届いてない場合があるので、もう一度、相手の宛先と自分のメールアドレス設定を確認した上で、送りなおしてみてください。
メールソフトにMicrosoft社のOutlook Expressを使ってる方は、Outlook Express の傾向と対策を読んで、設定しなおしてください。初期の設定のままでは、他のメールソフトを使っている人があなたの出したメールをちゃんと読めない…という問題が起こることがありますので。
掲示板に書き込みしたり、メールアドレスをホームページに載せると、広告メールが届くことがあります。腹立たしいことがあっても、絶対に返信してはいけません。削除して、無視です。同じ相手から途方もない数が送られてくるなどひどい場合は、プロバイダーに相談してみましょう。
文面的に「これ、誰かへのメールが間違って届いたのかな？」というのがあっても、すぐに返信しないでください。最近は間違いメールを装った広告メールが増えています。メールの中にどこかのサイトのURLを書いてあるとその可能性が高いです。また、「これは多数の人にばら撒かれてるメールかな？」と思われるものや全く身に覚えのないメールがきてそれに返信する場合、まずはヘッダ情報を調べてそのメールのあて先（TO:）をみてください。そこにもし自分のメールアドレスが書かれてないなら、それは「特定アドレスにメールを出すと登録している多数のアドレスにメールが配信される」パターンの広告メールがらみである可能性が高いです。返信せずにしばらく待ちましょう。
メールを読むのは、結局、人間です。コンピュータの向こうには、人がいるのです。そのあたりを考えて、日常的なレベルで十分ですから、メールを読む相手の人に思いやりを持ってくださいね。
◆インターネットの初心者の方は、インターネットで危険を避けるための最低限の知識も一度でいいので読んでくださいね。
そのまま使用、一部改変なども、このページにリンクさえしていただければかまいませんので、メールでご連絡ください。
[ 14] メールの基本マナー
[引用サイト] http://www12.big.or.jp/~meher/mail.htm
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